こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
前回はgoogle版のエクセルである「googleスプレッドシートをぜひ使ってみて！」
と紹介させて頂きましたが、
今回はgoogle版のワードである「googleドキュメント」を紹介します。
「googleドキュメント」はGmailとネット環境があれば無料で使えちゃいます！
googleドキュメント（作成したデータはgoogleドライブに保存される）
もちろん「googleスプレッドシート」と同様「共有」と「共同編集」が可能です。
実はこの「共有」と「共同編集」これがワードとの大きな違いであり、
めちゃくちゃ作業効率アップして生産性をあげることができるポイントでもあります！
「共有」とは、誰かのドライブにある同じ資料を、
「みんなで」「同時に」開けるという機能です。
もちろんそれぞれが好きなタイミングで開くことが可能です。
資料の共有はURLを教えれば完了です。
資料を開くときはURLのリンクをワンクリックするだけ！
これだけでものすごく便利になります。
「共同編集」とは、「みんなで」「同時に」開ける資料に、
「みんなで」「同時に」入力・編集作業ができる機能です。
そして、もちろんそれぞれが好きなタイミングで入力・編集が可能です。
例えば、Aさん、Bさん、Cさんの３人でGoogleドキュメントを共有しているとしましょう。
この３人で同時に同じGoogleドキュメントを開き、
Aさんは1ページ目、Bさんは2ページ目、Cさんは３ページ目と分担を決めて、
「いっせい～のせ！」と同時に書き込みをしたとしたらどうなるか？
３ページ全部書き込んだ瞬間に共有され、３人とも自分の書き込んだ内容だけでなく、
他の２人が書き込んだ内容もリアルタイムでみれちゃいます。
クラウド共有なのでネットがあれば場所は問いませんので誰がどこにいようが問題なし！
このような共有しての共同作業は、
仕事の書類を共同作成したり一緒に内容確認する時すごく便利です！！
いつでもどこでも誰でも自由に作業できるし、
一番最後に作業した人の内容が自動保存されるからデータは常に最新。
もし、誰かが間違ってデータをおかしくしちゃっても大丈夫！
いつでも希望する元の状態に復元できます。
社内、社外関係なくワンクリックで同じ資料が開ける！
みんながいつでも自由に作業ができる！
誰がいつ見てもデータは常に最新！！
保存状態も問題なし！！
そして、「最新の文書記録が共有される」ということは、
間違いなく情報が伝わる・確認できるということであり、
・「知らない」「聞いてない」はなくなります。
・認識の間違いがなくなります。
・言いっぱなしがなくなります。
・いつ、どこで、何をするかが明白になります。
繰り返しになりますが
１つの記録（情報）をリアルタイムでみんなで更新し、常に最新の情報を共有する。
これが出来ているのと出来ていないのでは
会社全体の行動力、遂行力に大きな差がでます！
（この点については次回、具体例も添えてお伝えします）
そんな劇的な変化を期待できる「Googleドキュメント」
ものは試しですので実際にどんなもんか実際に触れてみましょう！
以下が「Googleドキュメント」を開く手順になります。
① ネットで「Googleドライブ」と検索
② 検索結果から「Google ドライブ: ログイン」をクリック
③ Googleアカウントをお持ちの方はGmailとパスワードを入力してログイン
（Googleアカウントがない場合はこの時に作成できます）
④ ログインすると「マイドライブ」が表示されます
⑤マイドライブ 左上にある「新規」をクリックして「googleドキュメント」をクリックすればOK!
さて、googleドキュメントの準備はできましたでしょうか？
うまくいかない場合はお気軽に伊藤までお問い合わせください。
正しくgoogleドキュメントができるところまでお手伝いさせて頂きます。
そして、ぜひともおすすめしたい「googleドキュメント」の活用方法があります。
それは、会議の議事録です！
会議の議事録として「googleドキュメント」を使うと
分かりやすい形で非常に便利になります。
何が便利になるのか？
この続きは次回お伝えしたいと思います。
