こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
エースラボ「簡単シンプルＤＸ」では、これまで全国の多種多様な業種の中小企業様の
業務の見直しに携わり、延べ80件以上の業務をDX化（デジタル化によるローコストで爆発的な業務改善）してきました。
しかもその業務改善は基本的に無料のサービスを使って実施しており、
例えばソフトウェアのサービス利用代などの、月々の費用負担は基本的に発生しておりません。
今回は、無料かつ簡単に実践できるエースラボ「簡単シンプルＤＸ」で活用している業務DX化環境作りについて、以前も少し触れましたが改めて順番にご紹介していきたいと思います。
エースラボ「簡単シンプルＤＸ」で使用している無料サービスとは何かといいますと、
googleが提供している無料ツールです。
主に使用しているツールは、
・googleドライブ（クラウドデータサービス）
・googleスプレッドシート（表計算）
・googleドキュメント（文書作成）
の３つです。
この3つだけでも間接業務をDX化することが可能です。
例えば、印刷して使用している文書データ。
印刷の手間がかかるだけでなく、内容が変わると再印刷が必要であり、書類保存の手間もかかります。これらの非効率な手間はgoogleドキュメントを用いて文書データを共有するだけで、印刷不要、資料の再作成も不要、保存方法もデータでＯＫになり、すべてまとめて解決が可能になります。
紙で管理している伝票の業務効率化も簡単に実践可能になります。紙管理の伝票は集計が手入力のため作業に時間がかかってしまうだけでなく、「数字データ」としてそのまま使えないという不都合さが非効率な業務環境になってしまっている原因になることも多いです。
また、人が手で計算するため、計算ミスの発生も時折発生してしまい、業務が二度手間になることもあります。
紙資料の伝票はgoogleスプレッドシートを活用して自動集計する仕組みに変えるだけで、データ集計は自動化されかかる時間はゼロに。
計算ミスもなくなり、売上分析などのデータ活用も自由に行える環境に生まれ変わります。
googleスプレッドシートを活用して自動集計する仕組みは毎月手動で計算している数字の集計・分析にもそのまま活用できます。
これまで結構な時間をかけて行っていた計算作業は一切不要にできます。もちろん計算ミスの発生もなくなるので、常に最新の正確なデータが得られるようになります。
これは日々の業務だけでなく、経営自体にも高い効果が得られ、今まで以上に情報を上手に活用できる社内環境が構築されます。
このように、google無料ツール３点あれば資料作成とデータ管理業務はＤＸ化され、
劇的な効率化が可能です。
間接業務にかかる時間は少なくとも今までの半分になります。
つまり、お金をかけずに業務をDX化する環境は作れるということです。
しかも、難しい仕組みや費用は一切不要です。
業種も問いません。
会社の規模も問いません。
ネット環境だけあればOKです。
例えば「社内全体に高度で複雑な管理システムを導入したい」となれば話は少し変わってきますが、最初はgoogleの無料サービスを活用して効率化の仕組みを作るやり方がおすすめです。
実際に「簡単シンプルDX」では、ほぼこの３つだけで様々な業種のお客様先の資料を作成しています。
よくある活用シーンを１つ例をあげますと、リモート会議をしながらの共同編集があります。
資料作成が進捗する度にお客様との打合せが必ず必要になりますが、余計な手間や時間は一切かかっておりません。
googleドライブ上で共有された作成中の資料を同時にそれぞれのディスプレイで見ながら、
リモート会議で直接話合いをしてその場で資料作成を進めています。
もし、これが出来ないと大変です。「資料がいまどこまで進んでるか？」をお互いに認識し合うするだけでもひと手間になりますし、メールでの資料のやり取りなども発生してしまい、情報共有自体が非常に非効率になってしまいます。
本来は１時間で終わる作業が、下手したら数日単位での時間ロスが発生することもあります。その分、業務進捗も大幅に遅れてしまい、仕事が予定通りに終わりません。それぐらい「簡単シンプルＤＸ」にとってはなくてはならないgoogle無料ツール３点であり、ないと仕事になりません。
無料でＤＸ環境が作れちゃうgoogleのサービスですが、利用するにあたって
１点だけ必ず必要なものがあります。
それは「googleアカウント」です。
「googleアカウント」とは、googleに氏名、メールアドレス、パスワード等の情報を登録して、ユーザー登録をすることです。情報を登録することで、googleの提供するサービスを無料で使用できるようになります。
このgoogleアカウントがないと上記で紹介している業務DX化を実践できるgoogleの無料ツールは使えません。
本記事「誰でもできるＤＸ！」でもこれまで簡単DX化のやり方をお伝えしたり、いくつかサンプルシート（googleスプレッドシート）をご提供させて頂いておりますが、
実践、活用するにはこの「googleアカウント」が必要になります。
ですので「googleアカウントを持ってません」という方は簡単に作成できますので、
この機会にgoogleアカウントを作成し、簡単DXができる環境を整えておきましょう。
googleアカウントの作成方法を分かりやすく解説してくれているWebサイトがありますのでご紹介いたしますので、こちらを参照頂ければと思います。
リンク：「Googleアカウントの作成方法を画像つきでわかりやすく解説！注意点やよくある質問も紹介」
余談ですが、今メインで使われているメールアドレス（例えば会社のメールアドレス）でもgoogleアカウントは作れます。
googleは「Gmail」（～＠gmail.com という世間でよく使われているメールアドレス)が有名なので、「googleのサービスを使う＝新しくGmailのアドレスを作らないといけない」というイメージを持ってしまいがちですが、実はそうではありません。
googleに登録するメールはなんでもOKなんです。「アカウントを作るために余計なメールアドレスが増えるのは嫌だ」という方は普段使いのメールアドレスでご登録ください。
googleアカウントが作成できましたら間接業務をDX化できる環境は完成です！！
試しに一度、「googleドライブ」にアクセスしてみてください。
ネットで「googleドライブ」と検索して頂ければ、検索結果から直ぐにアクセスできます。
「googleドライブ」とはいわゆるgoogleのクラウドサービスで、データを15GBまで無料でデータをオンライン上に保存できます。画像やPDFはもちろん、エクセル・ワードのデータもOKです。
この「googleドライブ」に社内の業務資料を保存することで、各データに簡単にアクセス、共有できるデータ管理のDX化が行えるだけでなく、データ紛失、漏洩などのセキュリティ面も強化され、データリスク管理にも繋がります。
画像：googleドライブの画面
次回はこのgoogleドライブについてもう少し詳しくお話していきたいと思います。
今すぐ「googleの無料サービスを使って業務のＤＸ化を検証してみたい」という方は・・
無料でお手伝いいたします。
「簡単シンプルＤＸ」では現在、ＤＸのお試し無料体験を募集中です。
具体的には実際に行っている業務を１つ選定し、今回ご紹介しております
googleの無料ツールを活用して、既存の業務を試しにＤＸ化してみるという内容です。
そのお試し体験を利用してDX化環境の準備と実際のDX化を一度ご体感頂き、その効果と価値を直接お確かめください。
◆メールでのご相談 ・・メールアドレス： akira.ito@ace-united.co.jp
◆お電話での連絡・・電話番号：022-290-6931
※メール、お電話の際は、
・エースラボの記事をみた
・無料お試しＤＸ希望
の旨をお伝えください。
