こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
前回は「googleドキュメント」の概要とメリットをお伝えしました。
今回はぜひともおすすめしたい「googleドキュメント」の活用方法をお伝えします。
それは、会議の議事録です。
会議の議事録として「googleドキュメント」を使うと分かりやすい形でめちゃくちゃ便利になります。
話の角度は少し変わりますが、
あなたが最近参加した会議の内容を経緯も含め細かく覚えてますか？
ましてや誰かが会議中に口頭でした発言なんて数時間後も覚えているかすら怪しくないですか？
別の仕事に取りかかった瞬間に記憶の片隅に追いやられいつの間にか消えちゃって、
何日か後に「あれってなんだっけ？」「あの件ってどうするんだっけ？」
って言ってしまったこと、みなさんないですか？（私は日常茶飯事です）
そういうセリフがでるならまだマシで、会議の時にぽっと出たアイデアにみんなで
「いいね～」とか言っていたのにも関わらず、会議が終わったら直ぐに忘れさられて
結局実現されず・・なんてパターン、みなさん経験ないですか？
つまり何をいいたいかと言うと、
複数の人の時間と労力を使ってまで行われる会議は
将来の利益を生む価値あるものになってますか？
という事です。
会議したこと自体に満足していませんか？
話だけして何も残していなければそうなってしまいます。
やって満足会議は利益０ではなくむしろマイナスです。
なぜなら、会議はタダではないから。
人が集まるだけで「人数×時間あたり人件費」のコストが発生します。
例えば、
・額面の平均給与が30万
・月に20日勤務
とした場合、単純計算で１日の人件費は￥15,000です。（１人あたり）
１日を８時間勤務とした場合、時給は￥1,875です。
弊社では月１回、所要時間２時間、参加者８名という定例会議がありますが、
試しにこれを上記の例に当てはめてみると・・
￥1,875 × ２時間 × ８人 ＝ ￥30,000
この会議だけで￥30,000のコストがかかっている計算になります。
「この会議だけ」で毎月￥30,000・・。
そうです！会議の数だけ「人数×時間あたり人件費」が発生しているのです。
会社全体で毎月どれくらい、会議（人件費）コストがかかっているのか。
計算するとなかなかの金額に・・。
さらに本来その時間を使って得られる利益まで考えると、２時間の会議で８〜９万分の価値を作らなくてはいけません。
会議をするにあたって大事なのは
まず「事実」を共有し、
発生している議題（課題）に対して、
「誰が、いつまでに、何を、どうするか？どうやるのか？」
を決めて、実際にその行動をすること。
そして、
「行動した結果どうなったのか？」という新しい事実の共有と、
「次はどう行動するか？」を決めていくことです。
ですのでぜひ「googleドキュメント」を使って会議の議事録をとり、
「誰が、いつまでに、何を、どうするか？どうやるか？」
を確実に残してください。
その内容は参加者全員にリアルタイムで共有されます。
それはつまり、全員が内容を「把握している」ということになるので
「知らない」は通用しなくなり、
物事を進めざる追えない環境になると言っても過言ではありません。
（だって、みんなの前でやるって決めて具体的に記録、共有されているからやらない訳にはいかなくなる）
課題解決策は計画したとおり実行される体制になり、
特に「やって満足会議」をしている企業は
劇的に全体の行動力が上がる組織へと変わるきっかけになるはずです。
また、次回も会議もそのまま同じ議事録も使えるので、
前回の続きから追記できるので
案件の流れを途切れることなく時系列でそのまま追えるというのも非常に便利です！
さらに、「全員が共有できる記録の残し方」も簡単で
記録係にgoogleドキュメントで書き込んでもらい、それを共有する。
それだけでＯＫです！
後日改めて会議の内容を確認したい場合は、
議事録を開けばいつでもチェックできるので
「あれってなんだっけ？」「あの件ってどうするんだっけ？」はなくなります。
繰り返しになりますが、
１つの議事録をリアルタイムでみんなで更新し、常に最新の情報を共有できるのは
本当に便利なんで、是が非でも次の会議で試してみてください！！
ワードで作って印刷して配布ともおさらばです！
（これが本当に手間ばっかかかってめんどくさいし、再利用不可だし紙も無駄）
さて、ここまで「ドキュメントで議事録とって！！」とおすすめしているエースですが、
弊社で「googleドキュメント」で議事録をとる様になったのは2018年の途中からなので
大体4年前から。
今ではすっかり定着してgoogleドキュメント依存症の当社ですが、
その前は「半分やって満足会議」をやってました。
「googleドキュメント」導入前は議事（議題が記載されている会議用の資料）はワード等で作成し印刷、配布していました。
議事はあるので「事実」は確認した上で会議は進められるが・・紙で配布しているってことはそこで資料は完結しちゃっているので、追記不可。
なので、「誰が、いつまでに、何を、どうするか？どうやるか？」の
全体把握と共有が弱かった…。
そんな状態だったので、例えば会議で「この件はこうしよう！」って決めても
次の会議では
「あれ？そうでしたっけ？」「あ～すみません、まだやってません」という事も度々発生し、
とても時間と労力を正しく有効活用した会議をしているとは言えませんでした。
「googleドキュメント」を使って会議の議事録をとるようになってからは
「誰が、いつまでに、何を、どうするか？どうやるか？」が確実に残り、
共有されるようになったので期日ありきで行動が実施され、
「googleドキュメント」を導入する以前と比べ
パフォーマンス（行動力）が確実に上がり生産性も向上しました！
以下に、簡単ですがgoogleドキュメントを議事録としての使用イメージを紹介する
PDF資料のリンクを掲載しておきますのでぜひ参考にしてくみてください！
リンク：googleドキュメントで議事録作成 イメージ資料
